LIBROS OBLIGATORIOS

Son aquellos donde se llevan a cabo las diversas registraciones contables.

Sirven: (a) como constancia escrita de los actos de la empresa, (b) como registro de la composición y variación del patrimonio, (c) para transcribir los estados contables (informes sintéticos que prepara la contabilidad) y (d) permitir el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Tienen que estar, es decir, se los debe llevar: (a) encuadernados (hojas fijas, no sueltas), (b) foliados (cada hoja numerada) y (c) rubricados (habilitados por el Juez de Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga).

Respecto de la forma de registrar en ellos, está prohibido: alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (las equivocaciones y omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierte la omisión o el error); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo esa la principal ventaja de llevarlos correctamente.

Deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.

(Arts. 43 a 67, Cód. Com.).

Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimirlos en hojas móviles (luego encarpetadas -cosidas o pegadas- y foliadas) o incluso almacenarlos en medios como discos ópticos o cedés no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador público y autorización de la autoridad de contralor (Dirección de Inspección de Personas Jurídicas / Registro Público de Comercio). (Art. 61, Ley 19 550).

Libros obligatorios o indispensables

El Código de Comercio establece como libros obligatorios o indispensables: (1) el Diario y (2) el de Inventarios y balances.

·       Diario: En él se registran las operaciones mediante asientos en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día o mensualmente -mediante asientos resúmenes-).

o   Asientos simples: Intervienen dos cuentas. Una con importe en el debe y otra, en el haber.

o   Asientos compuestos: Intervienen más de dos cuentas.

·       Inventarios y balances: Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valoración detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables. Es el único que actualmente no puede ser llevado por medios mecánicos, electrónicos u otros (debe estar encuadernado, foliado y rubricado).

Libros no obligatorios

El sistema contable los emplea para un mejor funcionamiento, pero no son exigidos particularmente por el Código de Comercio. La empresa puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesarios para determinadas actividades.

Cabe destacar que, si bien el Código de Comercio prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rúbrica especialmente para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxiliares.

Un libro no obligatorio, pero de considerable importancia, es el Mayor.

·       Mayor: Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las registraciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.

Los aplicativos contables han automatizado los «pases» al mayor y la posterior preparación del balance de comprobación de sumas y saldos.

Libros principales y libros auxiliares

Los libros principales, dado su contenido global y sintético (nuclean toda la información contable relevante, en forma resumida), son el Diario, el Mayor y el de Inventarios y balances.

Los restantes se consideran auxiliares; poseen contenido parcial –se refieren a determinados temas solamente- y detallado; ejemplo: Subdiario de ventas, libro Bancos, Submayor de clientes, etc.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Documentos comerciales: Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión

Son los comprobantes o constancias escritas de las operaciones mercantiles efectuadas por el ente.

Sus funciones son: · Base para la registración contable (función contable), · medio de prueba escrito de los hechos económicos que respaldan (función jurídica), · elemento de control, individualizando las partes intervinientes y estableciendo responsabilidades (función de control), y · cumplimiento de las exigencias tributarias, laborales y previsionales (función fiscal).

Se deben conservar por el término de diez años desde su emisión.

Se emiten mínimamente por duplicado. Quien los emite conserva el duplicado y entrega a la otra persona interviniente el original.
Tipos y significado

Documentación utilizada en la operación de compraventa

·       Orden de compra o nota de pedido: Sirve para solicitar mercaderías al vendedor; la emite el comprador.
o  Original: Recibimos un pedido de mercaderías de un cliente.
o  Duplicado: Hicimos un pedido de mercaderías a un proveedor.
o  No se registra porque expresa solo la intención de comprar.


·       Nota de venta: Es la respuesta a una orden de compra; la emite el vendedor, quien acepta el pedido. Puede obviarse.
o   Original: Un proveedor respondió nuestra orden de compra.
o   Duplicado: Respondimos la orden de compra que nos entregó un cliente.
o   No se registra porque expresa solo la intención de vender.

·       Remito: Acompaña la mercadería en su viaje y permite el control de la misma; lo emite el vendedor, para quien sirve como constancia de la entrega de los bienes.
o   Original: Recibimos mercaderías de un proveedor.
o   Duplicado: Enviamos mercaderías a un cliente.
o   Triplicado: Para el transportista.
o   No se registra; usualmente no indica el precio de las mercaderías.

·       Factura: Es la constancia de una compraventa; la emite el vendedor.
o   Original: Compramos (prueba la compra de mercaderías u otros bienes).
o   Duplicado: Vendimos (prueba la venta de mercaderías u otros bienes).
o   Se registra.

·       Nota de débito: Comunica un aumento de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor). Puede ser por error en menos en la facturación, gastos, fletes, intereses, etc., a cargo del comprador (debidos por este al proveedor o vendedor). La emite el vendedor.
o   Original: Le debemos más al proveedor por el concepto que se indica en la nota.
o   Duplicado: Nuestro cliente nos debe más por el concepto indicado en la nota.
o   Se registra.

·       Nota de crédito: Comunica una disminución de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor). Puede ser por error en más en la facturación, descuentos y bonificaciones, devolución de mercaderías, etc. La emite el vendedor.
o   Original: Le debemos menos al proveedor por el concepto indicado en la nota.
o   Duplicado: Nuestro cliente nos debe menos por el concepto indicado en la nota.
o   Se registra.

·       Resumen de cuenta: El vendedor o proveedor informa al comprador o cliente el detalle de las operaciones realizadas durante cierto período y el saldo de la cuenta corriente (deuda del comprador para con el vendedor) a una fecha determinada.
o   Original: Lo recibimos de nuestro proveedor.
o   Duplicado: Entregamos el original al cliente y nos cuidamos el duplicado.
o   No se registra, aunque podría motivar ciertos ajustes contables.

Documentación utilizada para los pagos y cobros

·       Pagaré: Es una promesa escrita de pago. Da lugar a un derecho documentado (si lo recibimos) o a una deuda documentada (si lo firmamos y entregamos), que serán pagados: · en una fecha futura determinada, · al cabo de un período o · a la vista (cuando sea presentado).
o   Cuerpo: Si tenemos el cuerpo de un pagaré, un cliente o un deudor documentó su deuda para con nosotros; tenemos un documento a cobrar (un derecho de cobro).
o   Talón: Es la parte del pagaré que queda en nuestro talonario de pagarés cuando entregamos el cuerpo del mismo al proveedor a acreedor. Indica que tenemos una deuda documentada (una obligación a pagar).
o   Se registra. (Puede ir acompañado de un recibo).
o   Endoso: Quien recibe un pagaré (beneficiario) puede firmar al dorso del mismo y transferírselo a otra persona. (Solo firma al dorso, con aclaración y DNI o CUIT: endoso en blanco. Fecha, datos personales del nuevo tenedor, firma con aclaración y DNI o CUIT al dorso: endoso completo).
o   Aval: Garantía de que un pagaré será pagado. El avalista se obliga a garantizar el pago del documento.
o   Protesto: Acto por el que se deja constancia de que un pagaré no ha sido pagado; se hace ante escribano público. Si se trata de un pagaré sin protesto (o sea, si contiene esa cláusula), el beneficiario o tenedor puede iniciar juicio de cobro sin realizar el protesto.

·       Cheque: Orden de pago librada (emitida) contra un banco en el que tenemos fondos suficientes en una cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. Sirve para realizar pagos y retirar dinero de la cuenta corriente bancaria.
o   Cheque común, al día o corriente: Debe ser presentado en el banco y cobrado dentro de los 30 días de emitido. Se asimila al efectivo, por lo que lo suele considerar caja (efectivo en la empresa).
o   Cheque de pago diferido: El pago del mismo se posterga (difiere) por entre 1 y 360 días; una vez transcurrido ese plazo, hay 30 días para presentarlo al cobro ante el Banco.
o   Partes del cheque:
§  Cuerpo: Si lo tenemos, un cliente o un tercero nos lo entregó para pagarnos; si lo cobramos, tendremos más efectivo. Se puede depositar en cuenta corriente o en caja de ahorro; esto hará aumentar el saldo de la misma. Puede ir acompañado de un talón de cobro (quien se presenta a cobrar el cheque en ventanilla conserva este talón y entrega al cajero el cuerpo del documento).
§  Talón fijo del cheque: Puede o no estar. Si está, queda en nuestra chequera. Indica que entregamos un cheque a una persona (proveedor o acreedor) para pagarle, lo que nos disminuirá el saldo de la cuenta corriente bancaria. Las chequeras suelen tener hojas especiales donde se anotan los depósitos efectuados y los cheques emitidos; esas hojas cumplen una función similar al talón fijo.
o   Se registra. (Suele ir acompañado de un recibo).
·       Recibo: Constancia de un cobro/pago; lo emite quien recibe el dinero, es decir, quien cobra. Constancia de la recepción de efectivo, cheques, pagarés, mercaderías.
o   Original: Hicimos un pago.
o   Duplicado: Cobramos.
o   Se registra.

Documentación utilizada en las operaciones bancarias

·       Boleta de depósito: Se emplea para efectuar un depósito en el banco en una cuenta corriente o en una caja de ahorro. La rellena el titular de la cuenta bancaria o el depositante (boleta de depósito). Sellada y firmada por el cajero del banco, prueba la realización del depósito.
o   Original o cuerpo: La presentamos en el banco para depositar.
o   Duplicado o talón: Hicimos un depósito en el banco. Aumenta el saldo de la cuenta por el depósito.
o   Se registra.
La nota de crédito bancaria cumple la misma función. Hoy día también se registran los comprobantes expedidos por los cajeros automáticos.

·       Nota de débito bancaria: El banco se la envía a su cliente (titular de la cuenta bancaria) para indicarle que el saldo de la cuenta disminuyó por gastos bancarios, comisiones, pago de servicios e impuestos...
o   Original: Nos la envía el banco. Tenemos menos en la cuenta bancaria puesto que el banco nos descontó el importe de servicios, intereses cedidos, impuestos, etc.
o   Duplicado: Lo conserva el banco.
o   Se registra.
o   Algunos bancos no la emiten por separado, sino que la comunican en el resumen bancario; en tales casos, la registración contable se hace sobre la base de dicho resumen.

·       Resumen o extracto bancario: Lo emite el banco para informarle a su cliente (titular de la cuenta corriente o caja de ahorro) qué operaciones bancarias se hicieron durante cierto período y el saldo de la cuenta bancaria a una fecha determinada.
o   Original: Nos lo envía el banco.
o   Duplicado: Lo conserva el banco.
o   Registración contable: Puede dar lugar a reconocimiento de depósitos no contabilizados, cheques rechazados, gastos bancarios y otros ajustes contables.

·       Certificado de depósito a plazo fijo: Prueba la colocación de dinero en un banco por un plazo determinado, para obtener un interés.
o   Se registra.

Otros comprobantes

En ciertos casos, los comprobantes no consisten en formularios estándares (tales como las facturas, los remitos, etc.), sino que asumen otras formas. Verbigracia:
·       Comprobantes internos: El ente puede manejar diferentes comprobantes de uso interno, según su requerimiento y conveniencia.
·       Minutas contables: Anotaciones escritas sobre alguna situación o hecho, sobre todo cuando no existen documentos específicos para ello; p. ej.: cálculo del costo de las mercaderías vendidas, resumen de un contrato extenso, planteo de ajustes, etc.
·       Contratos: Acuerdos de voluntades que reglan derechos y obligaciones; p. ej., locación de obras, locación de servicios, etc.
·       Boletos de compraventa (consistentes en compromisos de compraventa) y escrituras (utilizadas para transferencias de inmuebles).

·       Actas de las reuniones de socios o de las asambleas de accionistas: Dejan constancia de aquello que deciden los socios o accionistas.