LIBROS OBLIGATORIOS

Son aquellos donde se llevan a cabo las diversas registraciones contables.

Sirven: (a) como constancia escrita de los actos de la empresa, (b) como registro de la composición y variación del patrimonio, (c) para transcribir los estados contables (informes sintéticos que prepara la contabilidad) y (d) permitir el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Tienen que estar, es decir, se los debe llevar: (a) encuadernados (hojas fijas, no sueltas), (b) foliados (cada hoja numerada) y (c) rubricados (habilitados por el Juez de Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga).

Respecto de la forma de registrar en ellos, está prohibido: alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (las equivocaciones y omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierte la omisión o el error); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo esa la principal ventaja de llevarlos correctamente.

Deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.

(Arts. 43 a 67, Cód. Com.).

Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimirlos en hojas móviles (luego encarpetadas -cosidas o pegadas- y foliadas) o incluso almacenarlos en medios como discos ópticos o cedés no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador público y autorización de la autoridad de contralor (Dirección de Inspección de Personas Jurídicas / Registro Público de Comercio). (Art. 61, Ley 19 550).

Libros obligatorios o indispensables

El Código de Comercio establece como libros obligatorios o indispensables: (1) el Diario y (2) el de Inventarios y balances.

·       Diario: En él se registran las operaciones mediante asientos en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día o mensualmente -mediante asientos resúmenes-).

o   Asientos simples: Intervienen dos cuentas. Una con importe en el debe y otra, en el haber.

o   Asientos compuestos: Intervienen más de dos cuentas.

·       Inventarios y balances: Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valoración detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables. Es el único que actualmente no puede ser llevado por medios mecánicos, electrónicos u otros (debe estar encuadernado, foliado y rubricado).

Libros no obligatorios

El sistema contable los emplea para un mejor funcionamiento, pero no son exigidos particularmente por el Código de Comercio. La empresa puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesarios para determinadas actividades.

Cabe destacar que, si bien el Código de Comercio prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rúbrica especialmente para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxiliares.

Un libro no obligatorio, pero de considerable importancia, es el Mayor.

·       Mayor: Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las registraciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.

Los aplicativos contables han automatizado los «pases» al mayor y la posterior preparación del balance de comprobación de sumas y saldos.

Libros principales y libros auxiliares

Los libros principales, dado su contenido global y sintético (nuclean toda la información contable relevante, en forma resumida), son el Diario, el Mayor y el de Inventarios y balances.

Los restantes se consideran auxiliares; poseen contenido parcial –se refieren a determinados temas solamente- y detallado; ejemplo: Subdiario de ventas, libro Bancos, Submayor de clientes, etc.